Laboratuvarda çalışanlar tarafından yapılan kayıtlandırmalar yanında birçok doküman da referans amaçlı olarak saklanmaktadır. Bu dokümanlar, herhangi bir malzemeye ait analiz sertifikası, MSDS gibi dokümanlar, kromatografik analiz raporları veya valide Excel olarak tabir edilen hesap şablonları olabilir. Peki tüm bu dokümanlar nerede ve nasıl saklanır? Gerektiğinde çalışanlar tarafından nasıl ulaşılır?
Genel olarak kullanılan doküman yönetim sistemleri, test metotları, sapma kayıtları vb. gibi kalite dokümanlarının yönetimini ve dağıtımını sağlar ancak biraz önce bahsettiğimiz türde dokümanlar genellikle laboratuvar ortamına dağılmış haldedir. Yüksek olasılıkla bu dokümanlar ortak bir ağ alanı üzerinde mümkün olduğunca derli toplu şekilde tutulmaya çalışılır, tabi bir de ortak kullanılan bilgisayarlarda kontrolsüz kopyalar olarak bulundurulur. Çalışanların ağ üzerinde bu dosyalara erişebilmesi için tek yol dosya içeriğinin, kimin tarafından, hangi amaçla, ne zaman hangi klasöre konulduğunun bir şekilde klasör ve dosya isimlerine kodlanmasıdır. Bu kodlamayı yapmak, yazılı prosedüre bağlı bile olsa, gerçekten zor bir iştir. Daha da zoru ise, doğru klasör ve dosya yolunu takip ederek ve bu kodlamayı deşifre ederek istenilen dosyaya erişmektir. Klasörler içerisinde saklanan kodlanmış isimli dosyaların filtrelenmesi de pek mümkün olmamaktadır.
Bu dosyalar üzerinde yetkilendirme uygulanması ise tamamen farklı bir sorun teşkil etmektedir, gerekli olan dosyanın güncel olduğundan çoğu zaman emin olunamaz.
Manage içerisine her bir kayda ait dosya eklentileri yüklenebilmektedir, bu şekilde yüklenen dosya doğrudan ilgili kayıtla ilişkilendirilmiş olmaktadır. Aynı zamanda, yüklenen dosya içerikleri herhangi başka bir doküman görüntüleyiciye gerek olmadan Manage içerisinde görüntülenebilmektedir. Kayıt süzme, gruplama, anahtar kelime arama, denetim izi tutma gibi tüm işlevler de her zaman çalışanların elinin altındadır.
Comments